FAQ - Häufig gestellte Fragen

Hier findest du die passenden Antworten


Allgemeines

  • Für wen ist simren?
  • simren richtet sich an alle Firmen, Vereine oder sonstige Organisationen die Ressourcen aus ihrem Bestand an andere Verleihen.
    Die Art der Ressourcen ist dabei egal und kann von Kleinigkeiten wie etwa einem Buch bis hin zu Autos komplett frei eingetragen werden.
  • Was kann ich mit simren verleihen?
  • Prinzipiell kannst du eintragen was du möchtest. Ursprünglich wurde simren für den Verleih von Medien an Bildungseinrichtungen konzipiert. Typische Ressourcen im Verleih sind hier Kameras, Diktiergeräte, Tablets/Laptops, Adapter, Schlüssel, etc.
    Mit simren ist es jedoch auch möglich Räume oder auch Lizenzen zu verwalten. Lege dafür einen Zeitplan an und trage dort die Zeiten ein, in denen der Raum gebucht werden kann. Schon können deine Kunden auch Räume bequem online buchen.
    Probier es also einfach aus. Sollten dir noch Features fehlen, freuen wir uns natürlich über ein kurzes Feedback!
  • Kann ich simren unverbindlich testen?
  • Sehr gerne! Momentan befindet sich simren noch in der Betaphase und ist solange im vollen Funktionsumfang frei verfügbar.
    Sobald die Betaphase abgeschlossen ist, erhälst du weitere Informationen über deine Mitgliedschaft.
  • Wie lege ich ein Team an bzw. was versteht man darunter?
  • Bei simren gibt es die Möglichkeit einen eigenen Bereich (ein Team) anzulegen, in dem Ressourcen und Benutzer verwaltet werden. Dein Team bekommt eine eigene Adresse nach dem Muster https://DEINTEAM.simren.de. Die Adresse kannst du auswählen und anschließend an alle Personen weitergeben, die entweder Ressourcen und Buchungen verwalten oder etwas ausleihen möchten.
    Alle angelegten Benutzerkonten, Ressourcen und Buchungen sind dabei nur für dein Team zugänglich.

    Lege jetzt dein Team an!
  • Wo werden die Daten gespeichert?
  • Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland (Falkenstein).
    Für die Speicherung der Bilder nutzen wir AWS (Amazon Web Services).
  • Kann ich auch selbst hosten?
  • Das geht leider nicht. Dafür musst du dich aber auch um nichts kümmern :)
  • Wie nutze ich simren in der Coronazeit?
  • simren bietet sich an um deine Ressourcen auch in der Coronazeit zu verleihen. Falls es Ressourcen gibt, die vor Ort ausgegeben werden müssen ist die Unterschrift auf dem Gerät des Kundens ein großer Vorteil. In dem Fall muss also nur ein Konzept her um die Ressourcen zu übergeben.
    Falls die Ressourcen gar nicht ausgegeben werden müssen, übernimmt simren jeglichen Verwaltungsaufwand. Nehmen wir PC-Arbeitsplätze als Beispiel: Wenn man will, kann man die Buchung der Arbeitsplätze automatisch bestätigen lassen und das System übernimmt alles von alleine ohne Arbeit für die Administratoren. Klar kannst du aber auch eine Bestätigung anfordern um den vollen Überblick zu behalten. Ist der Raum mit den Arbeitsplätzen vielleicht mit einem Online Zahlenschloss versehen? Teile dem Kunden einfach den entsprechenden Code in der Buchungsbestätigung mit.

    simren übernimmt außerdem das tracing der Personen die vor Ort waren durch das Nachhalten der Buchungen und der Unterschrift.

    Benutzerverwaltung

  • Welche Rollen gibt es?
  • Es gibt Administratoren, Ressourcenadministratoren und Benutzer.
    • Administratoren bestätigen Verlängerungsanfragen, Buchungen, legen Geräte an, geben Geräte aus und verwalten die globalen Teameinstellungen, Nutzer und Zeitpläne
    • Ressourcenadministratoren kümmern sich um alle Verlängerungsanfragen, Buchunge, etc. für die Ihnen zugewiesenen Ressourcen.
    • Benutzer können Buchen und Verlängerungen anfragen.
    Administratoren können - wenn ihr es in den Einstellungen so konfiguriert- auch Buchungen für nicht registrierte Personen anlegen (anonyme Buchungen). D.h nicht jeder, der Geräte ausleihen möchte muss sich zwangsläufig auch registrieren. Ein Administrator legt diese Buchung einfach an und gibt dabei Namen, Mail Adresse und Telefonnumer der Person an.
  • Wofür gibt es Gruppen?
  • Gruppen sind in erster Linie dafür da, um die Rechte für die Geräte zu verteilen. Es gibt zwangsläufig eine Gruppe "ALLE", in der alle Benutzer automatisch sind. Habt ihr Ressourcen, die sich jeder registrierte Benutzer ausleihen darf, fügst du diese Ressourcen einfach der Gruppe hinzu. Schon haben alle Benutzer Zugriff darauf.
    Ressourcen mit einem eingeschränkten Nutzerkreis fügst du einfach einer anderen Gruppe hinzu, in der nur ausgewählte Benutzer sind.
  • Kann sich jeder registrieren?
  • Du kannst entscheiden wer sich anmelden darf. Entweder du lässt deinen Bereich offen und jeder kann sich registrieren oder du Beschränkst die Domains der Mail Adressen, die sich registrieren dürfen.
  • Kann ich Einladungen versenden?
  • Ja, gib einfach die Mailadresse der einzuladenden Person ein und sie bekommen daraufhin eine Mail.

    Buchungen

  • Wie läuft eine Buchungsanfrage ab?
    • Zunächst wählt der Kunde die Ressource und den Zeitraum aus, in dem er sie buchen möchte. Selbstverständlich prüft das System direkt, ob Ressourcen verfügbar sind und auch ob die maximale Ausleihdauer nicht überschritten wird.
    • Wenn die angefragte Ressource eine Bestätigung durch einen Administrator erfordert, gibt ein Administrator die Buchung frei, oder lehnt sie ab. Ist keine Bestätigung erforderlich, wird die Buchung automatisch bestätigt.
    • Falls die Ressource ausgegeben werden muss, holt der Kunde die Ressource nach erfolgter Bestätigung vor Ort ab und unterschreibt auch gleich dabei. Bedarf die Ressource keine Ausgabe (zum Beispiel für Räume, Lizenzen,...) beginnt die Buchung automatisch.
    • Der letzte Schritt ist die Rückgabe der Ressource. Das geht schnell wenn alles ok ist. Wenn nicht alles ok ist, vermerkt ein Administrator einfach im dafür vorgesehenen Kommentarfeld was nicht in Ordnung war. Bei Ressourcen die keine Ausgabe erfodern wird die Buchung automatisch beendet.
  • Was sind Ressourcengruppen?
  • Bei simren gibt es Ressourcen und Ressourcengruppen. Du legst in jedem Fall eine Ressource an und erstellst optional eine Ressourcengruppe, wenn du mehrere Ressourcen desselben Typs hast. Der Kunde sieht keinen Unterschied bei der Buchung und ihm kann es auch egal sein welche konkrete Ressource er bekommt. Erst bei der Ausgabe bestimmt ein Administrator welche konkrete Ressource der Kunden bekommt. So kann für jede Ressource nachvollzogen werden wer es hatte und wie oft es verliehen wurde.
    Wenn mehrere Ressourcen des gleichen Typs existieren und es für den Kunden dennoch wichtig ist zu wissen welche Ressource er bekommt solltest du keine Ressourcengruppe erstellen, sondern mehrere Ressourcen.
  • Kann ich auch Ausnahmen machen?
  • Wenn ein Kunde eine bestimmte Ressource länger haben möchte als es die maximale Ausleihdauer vorsieht ist das kein Problem. Du kannst als Administrator einfach eine Buchung im Namen eines Kunden anlegen und dabei die gewünschte Zeit auswählen. Bei Administratoren prüft das System nicht, ob die maximale Ausleihdauer überschritten wird.
    Selbstverständlich wird aber geprüft ob es kollisionen mit anderen Reservierungen gibt damit es nicht zu unangenehmen Situationen kommt.
  • Wie funktioniert das mit der Unterschrift?
  • Wenn deine Kunden bei der Ausgabe unterschreiben sollen, hast du drei verschiedene Möglichkeiten:
    • Du nutzt ein externes Gerät mit Touch Eingabe / Stift Eingabe (z.b ein iPad). Öffne auf dem externen Gerät das Terminal (der Link zu Terminal wird dir bei der Ressourcenausgabe angezeigt). Solange nichts ausgegeben wird, siehst du dort das simren Logo. Das Gerät kannst du zum Beispiel im Kundenbereich aufstellen.
      Bei der Ausgabe der Ressource muss dann einfach die Option „Unterschrift auf externem Gerät einholen“ gewählt werden. Schon erscheint auf dem externen Gerät ein Unterschriftenfeld mit den Buchungsinformationen, die der Kunde unterschriebt und wieder zurück an das System schickt. Die Unterschrift wird entsprechend zugeordnet und in der Buchung hinterlegt.
    • Lasse den Kunden den bei der Ausgabe angezeigten QR Code scannen. Er kann dann die Unterschrift auf seinem eigenen Gerät durchführen. Insbesondere zu Coronazeiten empfiehlt sich diese Lösung.
    • Du nutzt einfach das gleiche Gerät: Wähle zunächst bei der Ausgabe aus, welche konkrete Ressource ausgegeben wird und lass den Kunden dann am Gerät im dafür vorgesehenen Unterschriftenfeld unterschreiben. Am besten geht das natürlich mit Touch-Geräten, die auch eine Stifteingabe unterstützen. Maus geht aber auch ... (die Frage ist nur wie gut die Unterschrift dann zu erkennen ist)
  • Wofür gibt es Zeitpläne?
  • Lege einen Zeitplan an, um zeitliche Einschränkungen in der Reservierung für Ressourcen zu bestimmen. Dies eignet sich hervorragend für Raume zum Beispiel. Wenn der Raum nur Montags und Dienstags zwischen 10-12 Uhr und dann wieder ab 13-15Uhr zu buchen sein soll, erstelle einfach einen Zeitplan hierfür und weise im nächsten Schritt Der Ressource den Zeitplan zu. Sobald ein Zeitplan mit einer Ressource verknüpft ist, wird bei jeder Buchung geprüft ob sie auch innerhalb eines Zeitslots eines Zeitplans liegt. Eine Buchung von 10-15 Uhr am Montag wäre zum Beispiel nicht möglich, da die Zeitslots von 10-12 und von 13-15 Uhr gehen. 10-12 Uhr wäre dann möglich, oder auch 13-15 Uhr. Eine Buchung über mehrere Tage geht ebenfalls nicht mit Ressourcen die mit Zeitplänen verknüpft sind.
  • Wofür gibt es Öffnungszeiten?
  • Öffnungszeiten bestimmen den Zeitraum in dem eine Buchung gestartet und beendet werden kann. Ist dein Team an Wochentagen zwischen 9 und 13 Uhr immer da und verleiht Ressourcen, so solltet ihr das auch entsprechend in den Öffnungszeiten markieren, damit niemand eine Buchung um 16 Uhr zum Beispiel beginnt und vor verschlossenen Türen steht.
  • Bekommen die Kunden eine Bestätigung?
  • Ja. In den Mail Einstellungen ist standardmäßig aktiviert, dass eine Mail für jeden Schritt im Buchungsprozess rausgeht (Buchung -> Ausgabe -> Rückgabe). In der Mail enthalten sind alle wichtigen Informationen zur Buchung inkl. der Unterschrift natürlich.
    Man kann diese Mail Benachrichtigung natürlich auch deaktivieren, falls man keine Mails erhalten möchte.
  • Kann ich auch Gebühren im System festhalten?
  • Eine explizite Finanzverwaltung gibt es (noch) nicht. Du kannst du jedoch in Kommentarfeldern informationen zur Buchung hinterlegen.
  • Meine Kolleg/innen wollen sich nicht anmelden ... Was kann ich machen?
  • Überzeuge sie am besten vom System :). Mithilfe von anonymen Buchungen kannst du aber auch Buchungen für deine (noch) nicht angemeldeten Kolleg/innen durchfüren, damit du die Übersicht behalten kannst und jederzeit weißt wie viele Ressourcen verliehen sind.
  • Was sind anonyme Buchungen?
  • Führe Buchungen für Personen durch, die nicht im System regisitriert sind. Diese Option kann in den Team Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden. In jedem Fall dürfen nur Administratoren Buchungen für nicht registirete Kunden durchführen.

    Integrationen

  • Kann ich den Kalender auch auf meinem Handy abonnieren?
  • Klar, das geht. Einfach in die Kalenderansicht gehen und dort auf "Kalender abonnieren" klicken. Es öffnet sich automatisch eine Kalenderapp und fragt, ob der Kalender abonniert werden soll. Schon bist du immer auf dem laufenden.
  • Wie funktioniert die Slack Integration?
  • Falls dein Team Slack nutzt, kannst du Slack einfach integrieren indem du folgende Schritte ausführst:
    1. Gehe zur App Verwaltung in deinem Slack Workspace
    2. Suche die App "Eingehende Webhooks" bzw. "Incoming Webhooks" und aktiviere sie für deinen Workspace.
    3. Sobald die App aktiviert ist, klicke auf "Neuen Webhook für Workspace generieren"
    4. Wähle aus, in welchen Channel Neuigkeiten gepostet werden soll
    5. Nachdem das getan ist, wird dir ein Link angezeigt. Dies ist eine Webhook URL. Kopiere Sie.
    6. Gehe nun in deine Team-Einstellungen auf simren und trage die Webhook URL dort ein.
    7. Du solltest nun alle Neuigkeiten automatisch auch bei Slack verfolgen können.
    Hier findest du weitere Informationen
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